+7 (499)  653-60-72 Доб. 355 Москва и область +7 (812)  426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург

Правила регистрации входящей корреспонденции

Правила регистрации входящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область или +7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург.
Это быстро и бесплатно!
Содержание:

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке.

Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:. Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа. Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью. Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя. Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании.

Это может быть одна из двух форм:. При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии.

Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик. Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности.

Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота. Уникальный номер, который присваивается при регистрации входящих документов в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время. Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство. К тем правилам регистрации входящих документов , которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:.

Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе. Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа.

Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например:.

Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года.

После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив. Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству. Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов - специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.

Образец такого штампа представлен ниже. После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов. Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля:. После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Новые правила оформления актов: образцы и примеры. Ввести код доступа О журнале.

А еще Статьи Входящие документы. Регистрация входящих документов. Темы: Регистрация документов Входящие документы. Статьи по теме Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции Журнал регистрации приказов по личному составу: как оформить Журнал регистрации исходящих документов Входящая корреспонденция: регистрация и обработка. Из статьи вы узнаете: какие виды входящих документов получает организация; какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю; в чьи обязанности входит регистрация входящих документов; какими ГОСТами регламентируется регистрация входящих документов; в чем заключается процедура регистрации входящих документов в делопроизводстве.

Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. Важное в октябре Как погасить конфликт с шефом, чтобы не разругаться окончательно 10 перечней, которые упростят вашу работу с документами Как правильно подать чай и кофе и каких ошибок важно избегать Что вы должны знать о печатях и штампах, чтобы организовать работу с ними Работодателей обяжут открывать в компании здравпункты Уничтожать персональные данные будут по новым правилам Как предвосхищать потребности руководителя и действовать на опережение.

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров.

Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?

Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Правила регистрации и снятия с учета страхователей будут скорректированы.

Статьи по теме. Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции. Журнал регистрации приказов по личному составу: как оформить. Журнал регистрации исходящих документов. Входящая корреспонденция: регистрация и обработка. Вопросы по теме. Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером?

Можно ли использовать заголовок "Входящая корреспонденция"? Надо ли каждый год начинать регистрацию с единицы? Нужно ли вносить в номенклатуру дел журнал регистрации? Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?

Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Регистрация входящих документов

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Купить систему Заказать демоверсию. Прием и регистрация входящих документов в Росимуществе на бумажном носителе и в электронной форме в том числе поступающих по системе МЭДО, через МВ-портал, Портал государственных услуг, раздел "Общественная приемная" официального сайта Росимущества и на официальный электронный адрес Росимущества осуществляются централизованно группой входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами далее - группа входящей корреспонденции с использованием СЭДО-Р.

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Обработка входящей корреспонденции

При покупке: вычет на 2 000 000. Эдуард Вениаминович, так когда мы будем жить спокойно. Оформление расписки на получение денег за квартиру позволит покупателю защитить свои интересы, поэтому составление документа должно быть тщательным.

Воздействие вредных производственных факторов на организм человека. Процедура включает в себя следующие мероприятия: Переучет всех ценностей, которые были вверены сотруднику.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Ориентир - метро "Автозаводская". Именно он будет являться основанием для снятия с учета машины. Это может быть электронная почта или номер телефона. Следует учитывать и срок обращения после потери паспорта.

Эти средства можно получить по суду в едином процессе или отдельно, когда появится такая потребность у работника. Если в налоговый вычет вы включаете ипотечные проценты, то приложите договор с банком и справку из банка об уплаченных процентах. Физические и юридические лица могут заказывать внесудебную экспертизу. Некоторые дела ввиду низкой цены иска могут рассматриваться заочно и дистанционно, через официальный сайт суда.

При заполнении акта должны присутствовать виновный, потерпевший и свидетели.

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции · Журнал К тем правилам регистрации входящих документов, которые.

Возврат исполнительного листа судебному приставу. Правда, в довольно небольшом размере.

Стоматологические процедуры в сфере протезирования зубов предоставляются бесплатно в случае, если лечение проходит в государственном учреждениипри изготовлении протезов не используется металлокерамика или драгоценные металлы и Ветеран труда официально является малоимущим. Приговор может быть смягчен после раскаяния, устранения нанесенного вреда, попытки возместить ущерб, признания вины.

Статья 262 кодекса утверждает для родителей ребенка-инвалида 4 дополнительных выходных в месяц на двоих.

Если захотеть, то можно всё сделать, а учителем такой человек быть не. Новые порядки касаются всех, кто оформляет пенсию.

Можно ли узнать собственника квартиры по адресу. Гражданские иски о выписке из квартиры рассматриваются с позиции доказательной базы. Требования к организации здорового питания и формированию примерного меню 6.

Сервис работает в режиме реального времени, информация постоянно пополняется и обновляется. Шаг за шагом осваиваются каждый из этапов телефонных переговоров в зависимости от типа оппонента (должник, третье лицо). Ведь контракт в случае признания его победителем будет заключен гораздо раньше, чем если бы аукцион состоялся. Срочное депонирование в течение трех дней.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 (Москва)
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Януарий

    А он с диагнозом.

  2. Альбина

    а хотелось бы просто иметь деньги чтобы выглядеть не как бомж.

  3. Фатина

    всбесил его говор облом для контролёров) сделайте сюжет как обучают машинистов Ну у нас в разных местах разные стандарты тока.

  4. Евдоким

    Он крутой поход в зону это интересно и опасно Он крутой поход в зону это интересно и опасно Там что даже охраны не было на границе???

© 2019 bellaolivataproom.com